Tendências de tecnologia para Comunicação Interna

Adaptar-se às novas tecnologias em um mundo cada vez mais digital tornou-se rotina de empresas que visam à evolução como uma constante forma de melhoria interna e competitiva. Em um cenário tecnológico onde a inteligência artificial e a experiência do usuário são vistas como essenciais, as inovações surgem com maior frequência nas ferramentas de comunicação, que vêm evoluindo, com o objetivo de tornarem-se um ambiente centralizado de comunicação interna, o Digital Workplace.

As evoluções no mundo da comunicação interna surgiram até mesmo antes de existir a tecnologia avançada de web, com métodos como os murais corporativos e jornais impressos que, mesmo não sendo mais tão eficazes no alcance do público, de difícil mensuração e comprovação de resultados e também desvantajosos financeiramente, ainda são utilizados por diversas empresas.

Após essas novas abordagens, em meados dos anos 90 surgiram as Intranets 1.0 como nova tecnologia para comunicação interna, inicialmente focadas no armazenamento de arquivos e com objetivo de ser um repositório de informações sobre os colaboradores das empresas. Eram ferramentas de comunicação top-down, ou seja, tudo aquilo que as gerências entendem como certo é comunicado a todos os colaboradores sem existir colaboratividade. Apesar de ser considerada ultrapassada, muitas empresas ainda fazem uso dessa ferramenta conservadora.

Somente após os anos 2000 surgiram ideias que buscavam por uma comunicação mais colaborativa – que só estão se popularizando recentemente aqui no Brasil – onde a participação e o diálogo com os colaboradores são incentivados. As redes sociais corporativas são um exemplo deste tipo de tecnologia, que enxergam no Digital Workplace a chance de gerar melhores experiências ao usuário.

Com tantas revoluções na tecnologia, a forma como as pessoas se comunicam no trabalho está se transformando. E para entendermos como depois de tantas mudanças o mundo corporativo ainda necessita de novas abordagens, vamos elencar algumas tendências que estão cada vez mais próximas de se tornarem realidade na tecnologia para comunicação interna.

O trabalho remoto

O trabalho remoto é tendência no Brasil e no mundo, e em muitas empresas isso até já passou de tendência para realidade do negócio. Dados da pesquisa The Future of Work em 2016 revelam que 77% dos profissionais acreditam no home office como uma dinâmica de trabalho válida e muitas empresas já enxergam o trabalho flexível como uma alternativa para reduzir custos e aumentar a produtividade.

O fato de existirem ferramentas e tecnologias em nuvem (isto é, que não precisam ser instaladas em um computador, mas disponibilizam o acesso às ferramentas de trabalho em qualquer local) para comunicação interna possibilitam o home office de forma mais facilitada e permite que as pessoas planejem os seus horários de trabalho, não percam tempo pegando trânsito e trabalhem em uma mesma frequência, o que na maioria dos casos aumenta a produtividade.

Para saber mais sobre como viabilizar o Home Office na sua empresa Assista o Webinar “Transformando o Home Office em uma realidade na empresa” Com Ana Lídia Bortoleto, Talent Management Coordinator da SocialBase, e Marcelo Chinellato, Head de Growth da 99jobs aqui!

Até 2020, quase 90% das corporações devem oferecer aos funcionários alguma modalidade de trabalho a distância. Essa é uma projeção global feita pela empresa de tecnologia Citrix a partir de uma pesquisa com 1.900 executivos em 19 países, incluindo o Brasil.

Todos esses dados nos levam a entender essa nova maneira de trabalho como uma forma de quebrar barreiras, deixar uma cultura engessada para trás e se adaptar ao mundo evoluído e tecnológico.

Porém, para todo novo desenvolvimento e estabilidade de métodos flexíveis de trabalho é necessário planejamento, e você deve considerar também que nem todas as funções são possíveis de serem desempenhadas de casa, então analise as atividades de sua empresa e principalmente o perfil de seus colaboradores, entenda suas facilidades e dificuldades perante o trabalho a distância.

Digital Workplace e Integrações

Para que seja possível termos uma ideia inicial sobre essa tendência, Digital Workplace refere-se a um conjunto de tecnologias e práticas que permitem trabalhar de forma colaborativa exercendo todas as atividades que você necessita, acessar todas as aplicações necessárias, desde o chat corporativo até os sistemas administrativos, como o ERP, de qualquer lugar, a hora que for preciso e a partir de qualquer dispositivo, e é isso que a tecnologia para comunicação interna visa disponibilizar a todos, fazendo com que a colaboratividade seja realidade de toda empresa.

O Digital Workplace pode ser compreendido como o ápice da evolução das intranets, que inicialmente ofereciam informações e políticas empresariais, para um hub contendo todas as tecnologias para comunicação interna. Na figura abaixo, desenvolvida pelo Digital Workplace Group, é possível entender como o essa tecnologia engloba todas as soluções:

Com base em formas de integração de diversas soluções é formado o Digital Workplace, como um ambiente centralizado de gestão. De acordo com uma pesquisa realizada pela Teknion, este movimento está levando empresas a investirem mais em tecnologias colaborativas de produtividade. 90% das empresas avaliadas nesta pesquisa apontam que irão aumentar seus investimentos nestas tecnologias, enquanto grande parte delas relatam uma economia de até 30% ao aplicar programas de digital workplace.

Redes Sociais Corporativas

Uma Rede Social Corporativa (RSC) deve ser considerada um hub centralizado para a gestão do mundo comunicativo de sua empresa, um meio ideal para alcançar o Digital Workplace. Com o propósito de maximizar os resultados e simplificar os processos de comunicação, uma rede social corporativa na nuvem potencializa o alcance das informações e o engajamento dos colaboradores. Uma RSC ajuda a agilizar os processos de comunicação e a tomada de decisão dentro das empresas, resultados indispensáveis que qualquer canal de comunicação precisa proporcionar.

Por meio da rede você possui o controle de tudo o que está sendo discutido em sua empresa, de forma centralizada, com métricas de apoio e possibilidade de estruturar estratégias mensuráveis de alinhamento, alcance, engajamento, colaboração e diversas outras variáveis que são vistas como essenciais para o desenvolvimento de uma comunicação mais simples e efetiva.

Uma pesquisa realizada pela SocialBase com mais de 200 empresas no brasil indica que, em média, 45% delas já utilizam uma rede social corporativa como um canal de comunicação, número que tende a crescer ainda mais nos próximos anos.

No momento, vivemos uma revolução digital em que surgem novas formas de relação com o trabalho, com novas gerações de profissionais buscando por propósito nas suas atividades e na vida profissional, e empresas com grandes propósitos e perspectivas de futuro. Uma rede social corporativa é o meio utilizado para convergir esses propósitos com as necessidades das empresas em um mesmo caminho, buscando melhorar as relações de trabalho.

Métricas

Tenho certeza que você já ouviu falar muito em competitividade, termo que atualmente todas as empresas entendem e sentem a necessidade de mudanças para superar desafios, e que também nos mostra as dificuldades de mostrar diferenciais que nos tornam “únicos”. A necessidade de ser melhor a cada dia obriga empresas e colaboradores a mostrarem resultados efetivos e rápidos em suas iniciativas, ninguém quer esperar três anos pra ver algo dando certo, precisa ser rápido!

A comunicação interna de uma empresa só é estratégica quando ela conversa com os objetivos e metas da empresa, e com toda essa necessidade de resultados rápidos e eficazes para o crescimento da empresa, as métricas se tornam algo indispensável em qualquer iniciativa, e nas tecnologias para comunicação interna isso não é diferente, tudo precisa ser mensurado e comprovado, porém, segundo a Associação Internacional de Comunicação Corporativa, o IABC, apenas 40% dos profissionais responsáveis pela comunicação interna realizam a mensuração dos indicadores do setor, sendo que apenas 16% estão satisfeitos com a capacidade de medição que possuem.

Após apresentar esse dado torna-se muito claro a necessidade de evolução das empresas em entender o que é necessário mensurar em suas iniciativas de comunicação e como é possível fazer isso. Algumas métricas de sucesso simples para a mensuração da efetividade de sua comunicação, podem ser avaliadas para identificar o nível de engajamento dos colaboradores com a comunicação da empresa, o alcance da comunicação para todos os colaboradores e outras métricas de utilização de seus colaboradores em seus canais de comunicação, como acessos, visualizações de notícias e interações nas redes.

Chatbots

Provavelmente você já ouviu falar sobre esses “robozinhos”, mas vamos contextualizar pra não restar dúvidas, ChatBots é uma derivação da palavra Bots, para quem não está familiarizado com o termo, seria o diminutivo de robot (robô em inglês), mas para ficar ainda mais claro, outra definição poderia ser: softwares de respostas automáticas, eles são programados para executar tarefas pré-definidas e assim conseguem gerenciar tarefas de forma automatizada baseada em cada inserção de dados.

Os chatbots são o uso desta ferramenta para criar conversas, gerenciando perguntas e respostas durante uma interação com pessoas reais. Diversos aplicativos em seu Smartphone já utilizam dessa tecnologia, Whatsapp, Facebook Messenger e Telegram são alguns exemplos.

Aqui surge mais uma tecnologia para comunicação interna, e quais são os ganhos com essa nova tecnologia? vou citar dois que tenho certeza que qualquer empresa gostaria de obter a qualquer momento, com os chatbots você consegue automatizar praticamente todos seus processos de comunicação que atualmente demora horas para fazer e faz isso repetidamente todos os meses, não é? e com isso você automaticamente tem um ganho de tempo para processos estratégicos altamente relevante.

Quer também um exemplo de como um chatbot funcionaria em uma rede social corporativa? Imagine que você faça a contração de um novo profissional para a área de vendas, o processo de adaptação dele exigiria uma longa conversa, com diversos relatórios e conhecimentos necessários que alguém da sua equipe atual deveria repassar para o novo colaborador, como o chatbot, ao adicionar esse novo colaborador em sua rede social corporativa ele automaticamente será guiado por um caminho contendo todos os processos essenciais dessa área, será apresentado aos principais arquivos e fontes de trabalho de forma muito mais simples, eficiente, rápida e com menos custos. Interessante, não acha?

Por fim, todas essas são grandes tendências de tecnologia para comunicação interna que estão tornando-se realidade a cada dia que passa, com a velocidade das evoluções, tenha certeza que nenhuma dessas tecnologias irá demorar para surgir como uma ferramenta essencial no mundo corporativo e como forma de diferenciação competitiva.

Artigo originalmente postado na 18ª Edição da Revista Cultura Colaborativa. Leia mais textos aqui.