Redes Sociais na empresa: de distrações à ferramentas de trabalho

Enquanto escrevia esse texto estava no trabalho e parei ou fui interrompida umas seis vezes, deixando o que estava fazendo para executar outras tarefas menores. A cada parada e recomeço demorei cerca de dez minutos para me concentrar novamente sobre o tema inicial: distrações e perda de atenção, mais especificamente causados por redes sociais na empresa. Mas,  ora, que ironia! Ao repensar a minha rotina percebi que boa parte da minha produtividade não é roubada pelas redes sociais, e sim pelas tais outras tarefas menores. Mas, como resolver isso?

O excesso de informações e a velocidade do século 21 trazem, além de vantagens óbvias, novos problemas contemporâneos, como o burnout corporativo (“queimar por completo”, em tradução literal), que em um sentido amplo significa o sentimento de falha, desgaste e exaustão frente ao trabalho, ou a transformação de uma sociedade em dataholic, com pessoas literalmente viciadas em dados, que checam os mesmos assuntos em diversos locais e não conseguem parar até dissecar vários meios e canais.

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A tecnologia é uma realidade irreversível. Seu avanço e a propagação rápida das informações são tão notáveis que tem chamado a atenção de especialistas para a relação com doenças, estresse, ansiedade e outro males. Nas empresas, a era das pessoas superinformadas e o uso de dispositivos móveis e das redes sociais preocupam gestores quando o assunto é a perda de atenção – exemplo que relatei no início do texto – e como isso influencia a produtividade das pessoas no trabalho.

Mas, antes de colocarmos a culpa deste problema toda na tecnologia e especificamente nas redes sociais, devemos nos perguntar: o que é mesmo produtividade?

Segundo o dicionário, a palavra corresponde a “1. Qualidade ou estado de produtivo; faculdade de produzir. 2. Rendimento de uma atividade econômica em função de tempo, área, capital, pessoal e outros fatores de produção.” Mas essa definição não é suficiente para entender a complexidade do assunto.

No Brasil, ainda é comum que empresas vejam a produtividade como uma característica isolada e quantitativa, não qualitativa, quase que de maneira mecânica. Prova disso são os intermináveis artigos com dicas, truques, e “receitas de bolo” para manter a sua capacidade de fazer coisas e produzir em alta.

Claro que práticas de organização, rotina e outras recomendações podem ajudar a manter ou melhorar o rendimento no trabalho, porém a produtividade enquanto competência humana, em uma visão mais abrangente, está relacionada a mais de um fator, que pode envolver além de distrações, sentimentos de ordem pessoal, humor, motivação, ânimo, realização e propósito ou até depender do clima  e da cultura organizacional, por exemplo.

Se por um lado as redes sociais são tidas como “vilãs da produtividade” por roubar a atenção e fazer com que o usuário se disperse das tarefas que estava executando inicialmente. Por outro lado, precisamos considerar que elas não são a única fonte de distração do ambiente corporativo – temos o telefone, reuniões improdutivas, caixas de e-mail lotadas, por exemplo – e, além disso, no Brasil ainda estamos adquirindo maturidade de aprendendo a utilizar as tecnologias sociais como ferramentas de trabalho.

Leia nosso artigo do nosso CEO, Rada Martini, no Portal Empreendedor: Transformação digital e as tecnologias sociais, sua empresa está por dentro desta tendência?

Exemplo disso é o relatório feito KPMG Internacional, produzido a partir de uma pesquisa realizada em 2011, que abordou organizações e empregados em 10 países, sobre como as empresas estão se beneficiando das mídias sociais. Segundo a pesquisa nove em cada dez entrevistados afirmam que as redes sociais permitem acesso mais amplo ao conhecimento, e têm a satisfação no trabalho reforçada pelo seu uso. Além disso, mais de 80% relata uma melhora em seus relacionamentos interpessoais e no desenvolvimento de seu perfil público-profissional em rede.

A pesquisa demonstra principalmente que, com a implementação e usos corretos, os benefícios das redes sociais superam os riscos. A prova disso é que apenas um terço dos entrevistados pela KPMG disseram se sentir desperdiçando tempo nas redes, e afirmaram ter ganhos de produtividade com elas.

Algumas empresas ainda insistem em adotar a prática do bloqueio de redes sociais na empresa, atitude que hoje é questionada como solução. Ter um empregado offlline das redes durante o horário de trabalho não necessariamente significa que ele está realizando a sua atividade com qualidade, se contarmos que essa é apenas uma das distrações, entre e-mails, telefonemas, reuniões e até a janela do escritório onde dá pra ver os carros na rua.

Proibir o uso de redes sociais não garante diretamente foco no trabalho, além de ser uma atitude restritiva, que pode gerar descontentamento entre os colaboradores que se sentem privados de algo que já está incorporado em seu dia a dia.

Sobre o bloqueio das redes, a pesquisa da KPMG constata que um terço das pessoas que disseram trabalhar em organizações que adotam essa prática, também afirmaram que não só continuam acessando seus perfis por outros meios – como smartphones pessoais, por exemplo – como encontraram maneiras de contornar os protocolos de segurança criados pela empresa(!).

Além disso, o estudo também aponta que ao adotar o bloqueio de acesso para os funcionários, as empresas também podem perder performance em suas estratégias de marketing digital e de negócios, uma vez que os colaboradores não engajam com a marca online e os seus níveis de satisfação no trabalho são baixos.

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Ainda de acordo com a pesquisa, 63% dos colaboradores que tem o acesso às redes sociais permitido relatam estar satisfeitos com o trabalho, enquanto nas empresas que adotam o bloqueio apenas 41% diz estar contente.

Além disso, o livre acesso à internet e as redes dentro de uma empresa pode trazer vantagens quando os empregados são instruídos sobre boas práticas de utilização. As redes sociais podem até serem positivas para a atividade realizada, quando pensamos em um trabalho que precisa ser produtivo e criativo, ou sobre a possibilidade de trazer novas ideias que podem ser tiradas das redes – que também funcionam como um repositório de informações.

Redes Sociais na empresa e a evolução para outras plataformas

Para tentar minimizar o ruído na era da informação e ter empregados mais envolvidos com o trabalho, uma saída tem sido a adoção de digital workplaces ou  ambientes de trabalho digitais. Isso porque gerações mais jovens estão entrando no mercado de trabalho e já estão familiarizados com a tecnologia, entendendo com maior facilidade como o seu uso ajuda nos quesitos organização, centralização, compartilhamento de informações de forma ágil, além de integração. Agora, cabe às empresas compreenderem isso e utilizarem as ferramentas sociais a seu favor – como forma de trabalhar a retenção de talentos, por exemplo

De acordo com um estudo do McKinsey Global Institute (MGI), 82% das empresas se valem de alguma ferramenta social para atingir seu público e coletar ideias para o desenvolvimento de produtos, marketing e serviço. Contudo o estudo aponta que o verdadeiro potencial de uma rede está em suas aplicações internas.

Redes Sociais Corporativas são geralmente softwares fornecidos como serviços que dão um ar mais social e descolado para a empresa. Uma de suas evoluções possível é para uma Plataforma de Comunicação Interna, com uma estrutura mais robusta, reunindo os colaboradores em um só ambiente digital e onde é feita a gestão da comunicação, de arquivos e de conhecimento, permitindo aos usuários acesso à tudo que é necessário para o trabalho.

De acordo com o MGI, ao estruturar a comunicação interna dentro de uma tecnologia social, há uma melhora de até 48% na produtividade de um colaborador médio. Ou seja, o tempo perdido com e-mails (28% da jornada laboral), telefones, e na busca de informações na intranet ou com colegas para executar tarefas cotidianas (20%) são revertidas em produtividade.

Além de ser mais interessante do que as ferramenta usuais que normalmente são dispersas e “desconectadas” dentro comunicação interna da empresa, redes sociais corporativas ou plataformas de comunicação interna ajudam a manter um fluxo de informação constante dentro da empresa, promovendo a colaboração entre as pessoas, as equipes e os setores da empresa tornando o processo mais participativo, o que traz benefícios não só para a produtividade e a execução das tarefas no trabalho, mas também em termos de gestão de pessoas.

Para adotar a tecnologia e colher seus benefícios, as empresas precisam mudar sua visão sobre as redes sociais – tanto as corporativas como as tradicionais – e a comunicação interna, que precisa ser vista como estratégica, transformando suas estruturas, processos e culturas.

Ao fazer isso, as empresas tendem a se tornar mais abertas e menos hierárquicas, constituindo confiança com os empregados, melhorando processos e maximizando resultados.

Artigo originalmente postado na Edição Nº 17 da Revista Cultura Colaborativa.  Assine gratuitamente: