Como a Epagri revolucionou sua comunicação interna com uma Rede Social Corporativa

Gerar renda nas propriedades rurais através do aumento da produtividade, da redução de custos, da diversificação e da agregação de valor à produção, requer um trabalho intenso e constantes investimentos em inovação. A Empresa de Pesquisa Agropecuária e Extensão Rural de Santa Catarina (Epagri), fundada em 1991, tem essa responsabilidade nas mãos e sabe que é preciso ir além do tradicional para atingir seus objetivos. Mesmo com uma cultura organizacional mais formal, a empresa resolveu inovar e revolucionar sua comunicação interna utilizando a Rede Social Corporativa da SocialBase.

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Sobre a empresa

A Epagri é vinculada ao Governo do Estado por meio da Secretaria de Estado da Agricultura e da Pesca, tem como missão o conhecimento, a tecnologia e a extensão para o desenvolvimento sustentável do meio rural, em benefício da sociedade. Para desenvolver um trabalho amplo e que beneficie todo o estado, conta com 5 centros especializados, 9 estações experimentais e 2 campos experimentais, distribuídos pelo Estado. Para a execução do serviço de Extensão Rural, a Epagri está dividida em todo o estado em dez Unidades de Gestão Técnica (UGTs), nas quais estão distribuídas 23 Gerências Regionais, que coordenam 13 Centros de Treinamento e 295 Escritórios Municipais.  

Ciente da sua responsabilidade e da importância da Comunicação Interna, a Epagri entendeu que existia a necessidade de aproximar todos os funcionários, desde os produtores de campo até os servidores administrativos e pesquisadores. A empresa aderiu ao SocialBase, e lançou em agosto de 2016, a sua ferramenta de Comunicação Interna: a EpagriNET.

Necessidades da Epagri

Hoje cerca de 1.700 Epagrianos por todo o estado de Santa Catarina estão conectados por meio da Rede Social Corporativa e, de acordo com o Gerente Estadual de Informações da Epagri, Fabio Lunardi Farias, “a principal necessidade dentro da empresa era melhorar a comunicação interna, desde o nível oficial e institucional até a comunicação das lideranças e a troca de informações entre setores e unidades, aproximando unidades dispersas geograficamente e melhorando a integração entre as pessoas“.

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Gabriel Berenhauser Leite, do Departamento Estadual de Marketing e Comunicação da Epagri, explica que antes da adoção do SocialBase por meio da rede Epagri.net, os processos de comunicação institucional e também de troca de informações entre os funcionários da Epagri funcionava basicamente por e-mail, sendo o principal meio de Comunicação Interna.

O problema é que este tipo de canal não supria mais as necessidades da empresa, que precisa de agilidade na execução do trabalho. Segundo Gabriel, muitas vezes o problema do e-mail estava no formato, que não era interessante para o envio de comunicados oficiais importantes. “Em nosso dia a dia, trocamos muitas informações e nos comunicamos muito com diversos tipos de pessoas e setores que interdependem do nosso trabalho. Quando utilizávamos o e-mail, muitas informações importantes se perdiam na caixa de entrada das pessoas, que acabavam demorando para ler, ou até guardando para ler depois e esquecendo, causando alguns transtornos e desencontros de informações dentro da empresa”, conta Gabriel.

Esse tipo de ruído de comunicação que acontecia na Epagri, é mais comum do que se imagina: 52% dos brasileiros perdem mais de uma hora diária com e-mails desnecessários e 27% disseram que preferiram usar Redes Sociais Corporativas (RSC) ou plataformas de comunicação interna, como canal de comunicação em suas empresa.

Uma nova comunicação interna com SocialBase dentro da Epagri

A partir da implantação da rede EpagriNET a comunicação geral da empresa migrou da ferramenta de email para a plataforma. Com isso, a caixa de entrada agora é reservada a troca de informações com pessoas externas, e todas as informações de ordem interna da empresa estão reunidas em um único ambiente, sendo possível encontrá-las facilmente pela web ou celular.

Agora, toda a Comunicação Interna a nível institucional e gerencial acontece dentro da plataforma, como a divulgação do informativo quinzenal, o Epagriano, que era enviado por email. O material agora é postado na rede em um grupo, sem periodicidade definida e com possibilidade de mais interações e mensuração de engajamento por parte da equipe de comunicação, o que hoje é essencial para mostrar o valor estratégico da comunicação interna.

O relacionamento e a comunicação entre funcionários de diferentes cargos e áreas flui melhor também dentro da plataforma, pois, com o chat corporativo e as opções de perfil e informações disponíveis no crachá, a troca de informações entre colegas que estão nos mesmos setores, ou em cidades diferentes ficou mais fácil. “Utilizando a rede EpagriNET conheci muitos colegas através das funcionalidades de perfil e crachá, o que aproxima as unidades da empresa e também as pessoas, que agora tem uma identidade. Sem falar da integração que é muito mais descomplicada e rápida. Agora perco menos tempo com a minha caixa de email e posso colocar energia em outras atividades mais produtivas”, comenta Eduardo Martins Carvalho, Agente de Tecnologia da Informação e Comunicação.

Integração e outras vantagens da ferramenta

Além de melhorar a comunicação interna com a RSC da SocialBase e promover a aproximação e alinhamento entre as equipes dentro da empresa, a rede EpagriNET também compõe o ambiente de trabalho digital, pois integrou a antiga intranet, sistemas de folha de pagamento e o portal do servidor com um login integrado dentro da ferramenta.

Agora, além de notícias e novidades de cunho corporativo, os funcionários têm acesso a documentos e informações administrativas importantes centralizadas em um único espaço. De acordo com Gabriel, essa é outra vantagem da implantação da Rede Social Corporativa na empresa: “Agora, funcionários, técnicos, pesquisadores de qualquer nível hierárquico se encontram em um único ambiente para acessar informações com mais facilidade, segurança, e a gerência consegue ter controle do que está circulando na rede, assim como nós da comunicação conseguimos fazer um trabalho que promove cada vez mais alinhamento com a plataforma que oferece praticidade e agilidade”.

Implantação da Rede Social Corporativa

Após a decisão da Epagri de melhorar a comunicação interna com o SocialBase, o projeto de implantação da rede EpagriNET foi pensado e estruturado para que a ferramenta atendesse a todos os requisitos necessários para que tivesse alta aceitação dentro da empresa.

O projeto de estruturação e customização da rede, implantação e treinamentos de usabilidade foi preparado e feito em conjunto pela analista de Customer Success da SocialBase, Letícia Bohrer, que esteve à frente do projeto antes de seu lançamento e agora acompanha a empresa prestando atendimento e consultoria especializada para que a ferramenta funcione e corresponda às expectativas dos usuários da Epagri. Segundo Letícia, foram organizados treinamentos durante o projeto piloto, que durou um mês, para que os administradores do projeto e diretores nivelassem seus conhecimentos e pudessem aproveitar todo o potencial da rede.

“Fizemos um diagnóstico detalhado da Epagri para saber como o SocialBase poderia atender às demandas de trabalho do dia-a-dia. O plano de ação de implantação foi executado com sucesso. Identificamos a dor que o cliente tinha e conseguimos fazer um alinhamento de expectativas de resultados com o produto. Dentro desse diagnóstico, encontramos algumas barreiras, como uma cultura mais formal e tradicional, porém, com uma equipe da Epagri altamente engajada em mudar e trabalhar uma nova mentalidade para buscar soluções inovadoras para melhorar os resultados da Epagri em todo o estado”.

O piloto da rede foi lançado e durante 15 dias, 200 funcionários que trabalhavam apenas na sede da Epagri em Florianópolis, utilizaram a rede para conhecer e ganhar intimidade com a ferramenta, a fim de torná-los multiplicadores dentro da rede depois que ela fosse lançada para aproximadamente 1.700 usuários.

Nas primeiras semanas a rede teve em seu pico, 400 pessoas conectadas simultaneamente via chat, e mais de mil usuários entrando na rede , o que gerou uma fantástica atenção aos detalhes. Hoje a rede mantém um índice entre 60 e 70% de aderência com todos os funcionários, que incorporaram a ferramenta em seu trabalho diário. Esse dado é possível de ser extraído do painel de controle da RSC que oferece métricas, indicadores e dados sobre o uso do SocialBase na empresa. “Nós conseguimos, através da nossa Trilha de Sucesso do time de Customer Success, atrair e obter resultados baseados em dados. 80% do nosso tempo é execução e o cliente tem acesso a esses dados sempre que desejar”, conta Letícia.

Os benefícios da rede EpagriNET na prática

Além do alto engajamento no início do projeto, outro exemplo de sucesso e sinal da consolidação da rede é existência de 81 grupos de trabalho em três meses de projeto,  que facilitam a realização das atividades com uma comunicação mais moderada e organizada que possibilita a segmentação dos públicos que precisam receber ou trocar informações específicas.

“Com o SocialBase como rede da EpagriNET, não só melhoramos a nossa comunicação interna, como também a imagem dos próprios funcionários acerca da Epagri, fazendo com que a empresa fique um pouco menos burocrática e mais acessível a todos, principalmente as pessoas do interior que estão mais afastadas fisicamente de nós e também precisam de resoluções rápidas”, comenta Gabriel.

Todos os meses é visível a alta performance do projeto através das estatísticas e dos dados que são atualizados diariamente.